Een verloren seizoen begint met slechte voorbereiding, ook bij erp-migratie

In dit artikel:

Grootschalige ERP-migraties worden vaak behandeld als technische projecten: een oud systeem wordt vervangen, data worden overgezet en de organisatie moet daarna weer ongeveer hetzelfde functioneren. Volgens de auteur is dat een gemiste kans. Omdat zulke migraties maar eens in de vijftien tot twintig jaar plaatsvinden, kunnen ze juist blootleggen hoe een organisatie werkt en waar processen, data en besluitvorming beter kunnen.

De kern moet daarom niet zijn welk systeem veilig kan worden ingevoerd, maar welke vragen de organisatie na de migratie met betrouwbare data wil kunnen beantwoorden. In veel programma’s wordt het nieuwe systeem echter ingericht naar het oude, waarna versnipperde data en bestaande workarounds blijven voortbestaan. Het resultaat is dan vooral een modernere technische basis, zonder wezenlijke verbetering.

De auteur pleit voor een organisatie die zich tijdens en na de migratie kan aanpassen aan nieuwe omstandigheden. Een ontologie kan daarbij fungeren als een samenhangend, levend model van het bedrijf: ze beschrijft bijvoorbeeld klanten, producten, orders en fabrieken, hun onderlinge relaties en mogelijke acties. ERP-systemen registreren transacties; de ontologie geeft die gegevens betekenis. In combinatie met AI kan zo’n model mensen helpen nieuwe vragen te stellen en betere beslissingen te nemen.

Een eenvoudige één-op-één-overzetting van het bestaande landschap stelt die ontwikkeling slechts uit tot de volgende migratie. Organisaties zouden de zeldzame overgang daarom moeten gebruiken om een flexibel fundament te bouwen dat ook toekomstige economische veranderingen, nieuwe bestuurders en volgende AI-ontwikkelingen aankan.