Een verloren seizoen begint met slechte voorbereiding, ook bij erp-migraties

In dit artikel:

Grote ERP-migraties worden vaak behandeld als technische projecten: het oude systeem wordt vervangen, data worden overgezet en de organisatie moet daarna vooral verder kunnen werken zoals voorheen. Volgens de auteur is dat een gemiste kans. Omdat zulke migraties maar eens in de vijftien tot twintig jaar plaatsvinden, kunnen ze juist blootleggen hoe een organisatie functioneert en structurele verbeteringen mogelijk maken.

De voorbereiding moet daarom niet beginnen bij de keuze van een systeem, maar bij de vragen die de organisatie na de migratie met data wil kunnen beantwoorden. Welke beslissingen worden nu genomen op basis van versnipperde of onbetrouwbare informatie? En welke verbanden tussen klanten, producten, orders en fabrieken zijn nog onvoldoende zichtbaar? Als processen en oude workarounds één op één worden overgezet, blijft ook de bestaande inefficiëntie bestaan.

De auteur vergelijkt dit met een voetbalteam: een goede voorbereiding draait niet alleen om conditie, maar ook om tactiek en het doorbreken van terugkerende patronen. Tijdens het seizoen moet een trainer bovendien kunnen bijsturen als de omstandigheden veranderen. Voor organisaties betekent dit dat hun datamodel flexibel genoeg moet zijn om nieuwe vragen en beslissingen te ondersteunen.

Daarbij kunnen ontologie en AI een belangrijke rol spelen. Een ontologie is een levend model van de organisatie dat bedrijfsobjecten, hun onderlinge relaties en mogelijke acties beschrijft. ERP-systemen registreren transacties; de ontologie geeft die data betekenis, zodat medewerkers en AI betere analyses en beslissingen kunnen maken. Een simpele ‘lift-and-shift’-migratie stelt die mogelijkheden alleen uit tot de volgende grote systeemwissel, terwijl een toekomstbestendige inrichting bestand moet zijn tegen nieuwe economische omstandigheden, bestuurders en AI-ontwikkelingen.